Obowiązki pracodawcy od 1 stycznia 2019 roku

Głównymi odbiorcami zmian ustawodawczych, podyktowanych ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U.2018.357), są pracodawcy. Komentowana ustawa odnosi się w prawdzie do szerszego zakresu ustaw niż wynika to z tytułu niniejszej publikacji, jednakże to właśnie zmiany w Kodeksie pracy wydają się tutaj najistotniejsze i to właśnie tym zmianom chciałbym poświęcić uwagę.

Należy rozpocząć od pierwszej zmiany, dotyczącej zasad wypłat wynagrodzenia należnego pracownikom. Na podstawie dotychczasowych przepisów zasadą jest wypłacanie wynagrodzenia za pracę do rąk pracownika, chyba, że pracownik złoży wniosek o przekazaniu należnego mu wynagrodzenia na numer rachunku bankowego wskazany w treści tegoż wniosku. Począwszy od 1 stycznia 2019 roku dojdzie do inwersji przedstawionej zasady, co oznacza, że zasadą będzie przekazywanie wynagrodzenia należnego pracownikowi na numer rachunku bankowego, chyba, że pracownik złoży wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Pracodawcy, którzy już teraz są w posiadaniu wniosków pracowników o przekazywaniu wynagrodzenia na numer rachunku bankowego, nie będą musieli pozyskiwać żadnych nowych wniosków pracownika w dacie wejścia w życie nowych przepisów.

Taki obowiązek zaktualizuje się jednak w odniesieniu do pracodawców przekazujących wynagrodzenie do rąk pracownika. W terminie 21 dni począwszy od 1 stycznia 2019 roku (a zatem najpóźniej do 21 stycznia 2019 roku) pracodawca zobowiązany jest poinformować pracownika o obowiązku podania numeru rachunku bankowego lub złożenia wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych. Jeżeli pracownik nie udzieli odpowiedzi w terminie przypadającym przed dniem wypłaty wynagrodzenia albo odpowiedź nie dotrze do pracodawcy przed tym dniem, wypłata wynagrodzenia następuje do rąk pracownika. W odniesieniu do pracowników, którzy z własnej inicjatywy wystąpią z wnioskiem o przekazywanie wynagrodzenia na numer rachunku bankowego przed dniem 1 stycznia 2019 roku lub po tej dacie, jednak przed dniem poinformowania przez pracodawcę o obowiązku podania numeru rachunku bankowego, pracodawca nie musi podejmować żadnych dodatkowych czynności, a wypłaty wynagrodzenia należy dokonywać zgodnie z otrzymanym wnioskiem. Opisane wyżej zasady dotyczą pracowników których okres zatrudnienia rozpoczął się przed dniem 1 stycznia 2019 roku. W odniesieniu do pracowników, którzy zostaną zatrudnieni począwszy od 1 stycznia 2019 roku, pracodawca będzie miał prawo żądać podania numeru rachunku bankowego, lub, jeżeli pracownik tak zdecyduje, będzie musiał uzyskać wniosek o wypłacie wynagrodzenia do rąk własnych pracownika.

Powstaje jednak pytanie co w sytuacji, kiedy umowa o pracę z pracownikiem zostanie podpisana np. 20 grudnia 2018 roku, czyli przed wejściem w życie nowych przepisów, jednakże jako datę rozpoczęcia pracy strony umowy oznaczają 2 stycznia 2019 roku. W takiej sytuacji pracodawca w dacie podpisania umowy nie ma prawa żądać od pracownika podania numeru rachunku bankowego do celów wypłaty wynagrodzenia. Jeżeli więc pracownik z własnej inicjatywy nie złoży wniosku o wypłatę wynagrodzenia na wskazany numer rachunku bankowego, w terminie 21 dni począwszy od 1 stycznia 2019 roku, należy przekazać takiemu pracownikowi informację o obowiązku podania rachunku bankowego lub złożenia wniosku o wypłacie wynagrodzenia do rąk pracownika.

Kolejna zmiany będą dotyczyć okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, zasad jej przechowywania oraz możliwości zastąpienia dokumentacji pracowniczej przechowywanej w formie papierowej dokumentacją w formie elektronicznej. Analizę mających wejść w życie przepisów warto rozpocząć od możliwości zastąpienia dotychczasowej dokumentacji pracowniczej prowadzonej w formie papierowej formą elektroniczną. Taka forma dokumentacji będzie dostępna dla pracodawcy zarówno w odniesieniu do pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku, jak również dla zatrudnionych w tej dacie. Jedyną różnicą jest to, że w odniesieniu do pracowników zatrudnionych w dacie 1 stycznia 2019 roku lub później, pracodawca będzie mógł zdecydować w jakiej formie będzie prowadzona dokumentacja pracownicza. Natomiast w odniesieniu do stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 roku, począwszy od dnia 1 stycznia 2019 roku, pracodawca może zdecydować, że dokumentacja pracownicza będzie prowadzona w formie elektronicznej. W takiej sytuacji musi on zawiadomić pracownika o możliwości odbioru dokumentacji prowadzonej w formie papierowej, w terminie 30 dni licząc od otrzymania takiej informacji od pracodawcy oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu tej dokumentacji.

Należy pamiętać, że zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej na formę elektroniczną i z formy elektronicznej na papierową jest możliwa w dowolnym momencie, a raz podjęta decyzja nie jest ostateczna. Wyłącznym obowiązkiem pracodawcy jest każdorazowe poinformowania pracownika o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej prowadzonej w poprzedniej formie. Wydaje się, że wobec obowiązku pracodawcy co do przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem, w okresie zatrudnienia warto pozostać przy papierowej formie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, jednakże już po ustaniu stosunku pracy warto wybrać dokumentację elektroniczną odpowiednio zabezpieczoną i zaopatrzoną kwalifikowanym podpisem. Wiedząc już o tym, że formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej można swobodnie zmieniać w okresie przechowywania tejże dokumentacji, należy ustalić jaki okres przechowywania dokumentów będzie miał zastosowanie w odniesieniu do naszego pracownika.

Zasada jest taka, że dokumentacja pracownicza pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku przechowywania jest przez 50 lat, a pracowników zatrudnionych w dacie 1 stycznia 2019 roku lub później przez 10 lat. Istnieje jednak możliwość, aby skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, jednakże ta możliwość dotyczy wyłącznie stosunków pracy nawiązanych po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r. i wyłącznie po złożeniu raportu informacyjnego, o jakim mowa w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych. Warto jednak zaznaczyć, że choć możliwość złożenia takiego raportu istnieje już dziś, to jednak jego złożenie nie odniesie obecnie oczekiwanego rezultatu.

Przepisy komentowanej ustawy, z pewnymi wyjątkami, wchodzą w życie z dniem 1 stycznia 2019 roku i dopiero w od tej daty złożony raport informacyjny wywoła skutek w postaci skrócenia obowiązkowego okresu przechowywania dokumentów przez pracodawcę. Skrócenie tego okresu, na podstawie złożonego raportu informacyjnego,  nastąpi ze skutkiem na ostatni dzień roku kalendarzowego w którym raport informacyjny został złożony. Zatem jeżeli raport informacyjny zostanie złożony w 2019 roku to okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zakończy się z upływem 31 grudnia 2029 roku.

Zachęcam do skorzystania z możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, bowiem jest to związane z krótszym przetwarzaniem danych osobowych pracownika.

Michał Dynerowicz
Błach Dynerowicz Bujak Kancelaria Prawna