Akta osobowe Z tej zakładki dowiesz się, jak prowadzić kadry w firmie transportowej lub wykonującej przewozy na potrzeby własne. Jak prowadzić akta osobowe pracowników.

Pytanie:  Sprawa dotyczy orzeczenia lekarskiego wydanego na podstawie skierowania na badania okresowe na stanowisku kierowca-magazynier. Jednym z wymienionych czynników jest kierowanie samochodem ciężarowym o dmc pow. 3,5 tony. Czy na takim orzeczeniu, lekarz ma obowiązek przybić pieczątkę, która informuje, że posiada on uprawnienia do badań kierowców?

Pytanie:  Jakie dokumenty są obecnie niezbędne do akt osobowych zatrudnionego kierowcy transportu drogowego w ruchu międzynarodowym oraz krajowym pojazdów do i powyżej 3,5 t dmc. Gdzie można pobrać wzory tychże dokumentów?

Umowy zlecenia ani innej umowy o współpracę z samozatrudnionym kierowcą nie można przechowywać w aktach osobowych pracowników. Mogłoby to świadczyć o ukrytym stosunku pracy.

W związku z dodaniem do Kodeksu pracy przepisów o badaniach trzeźwości pracowników w firmach konieczne jest też wdrożenie regulacji na temat związanych z tym dokumentów. Przygotowany został więc projekt rozporządzenia, które ma określić, gdzie w aktach osobowych pracownika trzymać dokumenty dotyczące badań trzeźwości. Badania trzeźwości kierowców można wykonywać od 21 lutego 2023 r.

Pytanie:  Jak prowadzić ewidencję czasu pracy kierowców? Czy wygenerowane z programu - wykroczenia (podpisywane przez kierowców) łącznie z wydrukami za dany miesiąc - będą akceptowane podczas kontroli w firmie? Po zmianach od 29 maja br. ewidencją czasu pracy kierowcy nie mogą już być: zapisy na wykresówkach, wydruki danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego, pliki pobrane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego. Ewidencją są tylko indywidualne dla każdego kierowcy - karty czasu pracy. W firmie mamy 4-miesięczy okres rozliczeniowy. Czy ewidencja może być tworzona raz na 4 miesiące?

Pytanie:  Jak zapisać okresy kwarantanny i izolacji w świadectwie pracy? Problem polega na tym, że w tych okresach pracownik może pobierać świadczenie chorobowe, ale może też pracować. Należy więc odnotować to jako okresy choroby, czy okresy pracy?

Obecnie obowiązujące reguły dotyczące podziału akt pracowniczych wydają się proste, jednak stosowanie ich w praktyce często sprawia w firmach transportowych problemy. Jednym z nich jest przechowywanie dokumentów związanych z badaniami lekarskimi.

Jeśli pracodawca prowadzi dla pracownika dwie teczki akt osobowych, jedną dla dokumentacji związanej z umową o pracę zawartą przed 1 stycznia 2019 r., a drugą dla dokumentów wydanych w związku z następną umową, może umieścić łączne świadectwo pracy w obu tych teczkach.

W firmie transportowej zatrudniamy 12 pracowników. Procesy w których przetwarzane są dane osobowe to m.in.: zatrudnienie, rozliczenia z odbiorcami i zleceniodawcami. W firmie korzystamy z programu Płatnik, do fakturowania oraz PKPiR. Czy konieczne jest powołanie inspektora ochrony danych?

Obowiązkiem każdego pracodawcy, niezależenie od profilu prowadzonej działalności, jest prowadzenie akt osobowych, zwanych niekiedy aktami pracowniczymi. Sprawdź, które dokumenty powinny być w aktach w oryginale, a które jako kopie.