Do 30 września należy udzielić zaległych urlopów

Pracownik nabywa prawo do kolejnego urlopu (nie pierwszego w życiu zawodowym) 1 stycznia każdego roku kalendarzowego. Wymiar urlopu to 20 lub 26 dni, w zależności od stażu pracy, a także rodzaju ukończonej szkoły. Pracodawca powinien odpowiednio rozplanować czas urlopów, mając na uwadze nie tylko zachowanie ciągłości pracy w firmie, ale także możliwość wykorzystania przez każdego pracownika bieżącego urlopu w jego wymiarze.

Polecamy także:

• Od kiedy kierowca ma obowiązek rejestrowania zwolnień i urlopów przez tachograf?

Urlopu niewykorzystanego w ustalonym z pracownikiem terminie lub zgodnie z planem należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 kp). Przepis ten dotyczy sytuacji, gdy urlopu nie udało się wykorzystać na bieżąco.

Jednak nie zawsze jest to wykonalne. Z różnych względów, zarówno leżących po stronie pracodawcy jak i pracownika, często nie udaje się w pełni skonsumować całego urlopu w tym okresie.

Pracownik ma do dyspozycji urlop bieżący w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku kalendarzowego. Oznacza to, że od 1 stycznia następnego roku reszta niewykorzystanych dni wolnego (lub nawet cały wymiar) staje się urlopem zaległym.

W konsekwencji, od 1 stycznia pracownik ma prawo do starego i nowego, bieżącego urlopu, przy czym czas na wybranie tego zaległego (za poprzedni rok) jest ograniczony. Kodeks pracy wyznacza pracodawcy termin na jego udzielenie tj. do 30 września. Przykładowo, cały urlop bądź jego reszta za 2019 r., powinien być udzielony najpóźniej do końca września 2020 r.

Kodeks pracy wskazuje sytuacje, które mogą spowodować przesunięcie urlopu lub jego przerwanie i doprowadzić do powstania urlopu zaległego. I tak, przesunięcie terminu urlopu może nastąpić:

1)                  na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami

2)                  z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenie toku pracy

3)                  w razie usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, w szczególności z powodu choroby, odizolowania w związku z chorobą zakaźną, urlopu macierzyńskiego,

4)                  powołania na ćwiczenia wojskowe lub przeszkolenie wojskowe na okres do 3 miesięcy

Pracodawca udziela urlopu zaległego na ogólnych zasadach tzn. według planu lub w terminie uzgodnionym z pracownikiem. Zatem, z jednej strony pracownik nie może samowolnie rozpocząć urlopu, choćby miał się przedawnić lub choćby miał upłynąć termin, do którego powinien być udzielony (koniec września kolejnego roku), a z drugiej pracodawca nie może pracownika do urlopu zmusić w wyznaczonym terminie (wyjątkiem udzielenie w okresie wypowiedzenia).

Tarcza 4.0 przewiduje, że w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu.

To oznacza, że pracodawca ma większą elastyczność w udzielaniu zaległych urlopów.

Do dyspozycji jest pula 30 dni udzielanych w tym trybie czyli poza planem urlopów oraz bez uzgadniania terminu z danym pracownikiem.

Powyższe ma zapobiec kumulowaniu się urlopów przestarzałych z bieżącymi. Tym samym pracodawca nie musi dochowywać ostatecznego terminu udzielania urlopów za poprzedni rok do 30 września roku następnego. Jednak dotyczy to jedynie 30 dni. Jeśli pracownik ma więcej zaległości urlopowej należy zachować termin ogólny z Kodeksu pracy. 

Nieudzielenie pracownikowi przysługującego mu urlopu wypoczynkowego stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożonym karą grzywny od 1 tys. zł do 30 tys. zł. (art. 282 § 1 pkt 2 kp). Zatem, chcąc uniknąć ewentualnych sankcji ze strony PIP, pracodawca powinien pilnować terminu określonego dla udzielenia urlopów zaległych.