Ewidencja przebiegu pojazdu – charakterystyka

Rozliczenie kosztów związanych z użytkowaniem samochodu prywatnego w ramach działalności gospodarczej, może nastąpić, gdy właściciel firmy prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu. Dotyczy to wszystkich pojazdów, które nie są uwzględnione w dokumentacji przedsiębiorstwa jako środki trwałe. Wydatki rozliczane są w ramach limitu kilometrów. Kilometrówka jest to iloczyn określonej stawki za 1km przebiegu samochodu i liczby przejechanych kilometrów. Wydatki, które przekraczają limit kilometrów nie mogą być rozliczone i zwrócone. Istnieje kilka przypadków, kiedy konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Przede wszystkim, taka dokumentacja musi się pojawić, jeśli samochód użytkowany przez firmę, należy do pracownika, albo pracodawcy, korzysta się z niego na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub pojazd jest samochodem zastępczym. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu zobligowani są także właściciele motocykli, które uwzględniono w ustawie o PIT. Nie ma natomiast konieczności prowadzenia takiej dokumentacji dla pojazdów ciężarowych, będących na umowie leasingowej i stanowiących własność pracownika, ale rozliczanych ryczałtowo.    

Stawka rozliczeniowa za 1 km określona została w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 2002 roku. Ostatnie zmiany dotyczące wysokości stawek za kilometrówkę wprowadzono w 2007 roku. Zgodnie z dokumentem, w 2018 roku, dla samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika do 900 cm3, stawka wynosi 0,5214 zł, powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł. Dla motocykli stawka za kilometr to 0,2302 zł, a dla motorowerów 0,1382 zł. W każdej ewidencji pojazdu musi znaleźć się szereg określonych informacji m.in.: dane osobowe użytkownika, numer rejestracyjny pojazdu, stawka za kilometr, trasa, kierunek i cel podróży oraz podpis podatnika. Każdy pojazd w przedsiębiorstwie, nadający się do rozliczenia kilometrówki musi posiadać własną ewidencję przebiegu. Poza tym, wpisy w dokumentacji muszą być poparte fakturami i paragonami świadczącymi o rzeczywistej opłacie eksploatacyjnej. Ewidencja przebiegu pojazdu musi być prowadzona na bieżąco i zawierać wszystkie przebyte trasy. Rozliczenie dokonuje się ostatniego dnia każdego miesiąca. W przypadku, gdy wydatki przekraczają limit kilometrów, można je przenieść na kolejny miesiąc, w ramach nowego limitu. Zabieg ten nie może mieć miejsca w momencie końca roku kalendarzowego. W takiej sytuacji nadwyżka wydatków nie zostaje rozliczona. Obecnie, niezwykle pomocne w prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdu są platformy online. Dają one możliwość szybkiego wyboru zapisanej wcześniej trasy, automatycznie aktualizują stawki za kilometr i są dostosowane do różnego typu pojazdów. Automatyzacja i dostęp internetowy w ogromnym stopniu przyspiesza i ułatwia prowadzenie ewidencji.

Kosztami uzyskania przychodu są wydatki związane z eksploatacją pojazdu. Zalicza się do nich m.in.: tankowanie, serwisowanie, naprawy, wymiany zużytych lub zepsutych elementów i opłaty za parkowanie. Ponad to, kosztami są także polisa ubezpieczeniowa i opłata za myjnię i środki czystości. Kosztem uzyskania przychodu może być część składki ubezpieczeniowej na samochód osobowy, którego wartość nie przekracza 20 000 euro. Kwotę należy przeliczyć na złotówki zgodnie z aktualnym kursem walut. Poza tym, pracownik może starać się o zwrot poniesionych kosztów za podróż służbową, jeśli pojechał w nią prywatnym samochodem. Za zgodą szefa można w ten sposób rozliczyć również podróż zagraniczną. Koszty ustalane są zgodnie z zasadami kilometrówki. Jeśli pracodawca w regulaminie wewnętrznym firmy, ustali wyższe kwoty za 1km przebiegu pojazdu, koszty uzyskania przychodu i tak liczone są według stawek ustawowych.