Zgoda pracownika na potrącanie strat. Czy można?

Pracodawca może potrącić kierowcy z wynagrodzenia spowodowane przez niego straty dopiero gdy już do nich dojdzie. Wtedy należy uzyskać od kierowcy pisemną zgodę na potrącenie określonej należności.

Według przepisów Kodeksu pracy na potrącenie z wynagrodzenia pracownika innych należności niż świadczenia alimentacyjne i sumy egzekwowane w oparciu o tytuł wykonawczy, udzielone pracownikowi zaliczki pieniężne, nałożone na niego kary pieniężne oraz kwoty wypłacone w poprzednim terminie za okresy nieobecności, za które pracownik nie zachowuje prawa do pensji, trzeba mieć jego zgodę. Pamiętaj przy tym, że zgoda musi być udzielona na piśmie. Jeśli została przekazana ustnie lub np. e-mailem, nie będzie ważna.

Nie można podpisać zgody z góry, kiedy jeszcze do straty nie doszło, co potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 5 maja 2004 r., I PK 529/03 (Pr. Pracy 2004/10/35). Według sądu udzielenie zgody na dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia pracownika, gdy nie zna on wielkości długu ani powodów, dla których miałby płacić, jest nieważne.

Kierowca w chwili, gdy zgadza się na potrącenie, musi znać podstawę swojej odpowiedzialności oraz dokładną wysokość długu. Te warunki nie są spełnione, jeśli zgoda na potrącenie z powodu uszkodzenia pojazdu lub przekroczenia limitu rozmów telefonicznych jest udzielana przy podpisywaniu umowy o pracę. W tym momencie stłuczka ani wypadek jeszcze się nie zdarzyły, kierowca nie mógł również przekroczyć limitu wydatków na połączenia telefoniczne. Nie znamy jeszcze wysokości długu, więc taka zgoda ma charakter typowo blankietowy, w związku z czym nie jest ważna.

Żeby zgoda na potrącenie konkretnej kwoty była skuteczna, trzeba ją wyrazić w momencie zaistnienia straty – np. konieczności udziału w kosztach naprawy pojazdu lub przekroczenia limitu kosztów telefonicznych wskutek prywatnych rozmów lub transferu danych przez pracownika.

Jednak nawet gdy masz zgodę kierowcy na potrącenie, podpisaną zgodnie z przepisami, a więc po zaistnieniu zdarzenia, gdy znana jest wartość strat, może się okazać, że nie jest to możliwe, ponieważ nie ma z czego potrącić. Znaczna część pracodawców z branży transportowej stosuje wobec kierowców wynagrodzenie równe minimalnemu w formie pensji zasadniczej ew. z wyodrębnioną zaliczką na poczet wynagrodzenia za dyżur, uzupełniając to wypłatą diet i ryczałtów noclegowych w związku z podróżami służbowymi.

W takiej sytuacji potrącenie będzie poważnie utrudnione, gdyż świadczenia z tytułu podróży służbowych są w całości zwolnione z egzekucji. Nie są one wynagrodzeniem za pracę, lecz stanowią zryczałtowany zwrot kosztów związanych z podróżą służbową, a tym samym nie mogą zostać potrącone. Jeśli nawet przyjmiemy, że kwestia egzekucji z diet i ryczałtów nie została uregulowana w Kodeksie pracy i poszukamy jej podstaw w przepisach prawa cywilnego – zgodnie z art. 831 § 1 pkt 1 kpc sumy i świadczenia w naturze wyasygnowane na pokrycie wydatków lub wyjazdów w sprawach służbowych nie podlegają egzekucji.

W związku z tym ewentualnych potrąceń trzeba będzie dokonywać tylko z wynagrodzenia pracownika, a jeśli nie przekroczy ono wysokości wynagrodzenia minimalnego, potrącenie będzie niemożliwe. Jest to kwota wolna od potrąceń, obowiązująca w przypadku potrąceń dobrowolnych na rzecz pracodawcy. Taka sama kwota wolna obowiązuje przy potrącaniu sum egzekwowanych w oparciu o tytuł wykonawczy (wyrok sądu) na pokrycie należności niealimentacyjnych.

Oznacza to w praktyce, że obciążenie takiego kierowcy jest niemożliwe, nawet jeśli pracodawca dysponowałby wyrokiem sądu. Żeby partycypować w naprawie pojazdu lub kosztach połączeń, kierowca musiałby dobrowolnie przekazać pracodawcy określoną kwotę pobranego wynagrodzenia lub diet i ryczałtów np. w oparciu o odrębne porozumienie. A to nie jest potrącenie z wynagrodzenia, ponieważ pracownik otrzymuje do dyspozycji pełną pensję, a następnie dobrowolnie nią dysponuje – w tym przypadku na rzecz pracodawcy.

Natomiast potrącenie będzie możliwe, jeśli kierowca otrzymuje wynagrodzenie wyższe od minimalnego. Poza stawką zasadniczą mogą się na nie składać inne składniki, np. nagrody, premie oraz elementy zmienne, jak np. wynagrodzenie z dodatkiem za nadgodziny czy dodatki za pracę w porze nocnej. Tych dwóch ostatnich pozycji nie wlicza się do wynagrodzenia minimalnego – zawsze będą skutkować jego przekroczeniem, więc nawet u najmniej zarabiających kierowców ze składników tych (rozliczanych godzinowo lub wypłacanych w formie ryczałtu) będzie można potrącić należne pracodawcy kwoty. Prawdopodobnie będzie to jednak proces długotrwały.