PIT-11 za ubiegły rok pracodawca może przesłać e-mailem

Wraz z rozpoczęciem nowego roku podatkowego, płatnicy są obowiązani przesłać informacje podatkowe do podatników, którzy sami nie realizują obowiązków podatkowych (bieżącego obliczania i wpłaty zaliczek podatkowych). Dotyczy to także pracodawców.

Zgodnie z art. 31 ustawy o PIT osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, określane jako zakłady pracy (czyli w praktyce – pracodawcy), są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Termin do wykonania tego obowiązku określa art. 42g ust. 1 ustawy PIT, nakazując przesłanie rocznego obliczenia podatku i informacji o pobranych zaliczkach podatkowych w terminie:

–       do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym –  urzędowi skarbowemu (w związku z tym, że 31 stycznia 2021 r. przypada na niedzielę, faktycznie obowiązek ten musi być wypełniony najpóźniej do 1 lutego br.),

–       do końca lutego roku następującego po roku podatkowym – podatnikowi, czyli osobie zatrudnionej (w bieżącym roku sytuacja jest analogiczna: w związki z tym, że 28 luty 2021 r. przypada na niedzielę, ostatnim dniem przekazania informacji rocznej pracownikom i pozostałym zatrudnionym jest 1 marca br.).

Aktualnie pracodawca obowiązany jest przesłać informację o przychodach i dochodach za rok 2020 na formularzu PIT-11 w wersji  26, w formie określonej przez załącznik nr 3 rozporządzenia ministra finansów, funduszy i polityki regionalnej z 21 października 2020 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1940).

Obecnie formularz PIT-11 płatnik ma przekazać do urzędu skarbowego wyłącznie w formie elektronicznej. Nie dotyczy ten obowiązek jednak PIT-11 przesyłanego pracownikom i innym zatrudnionym.

Jak można zauważyć, art. 39 ust. 1 ustawy PIT nakazuje jedynie przesłać informację dotyczącą dochodów i podatku pobranego. Nie ma w tym przepisie mowy o ścisłym potwierdzeniu odbioru formularza.

W praktyce nawet nie spotykając się z pracownikami i zatrudnionymi, którzy ze względu na pandemię wykonują pracę zdalnie, pracodawca może przekazać PIT-11 także w sposób zdalny, poprzez pocztę elektroniczną.

Choć nie jest to obowiązek, warto jednak dysponować przynajmniej zwrotnymi potwierdzeniami odczytania e-maila z formularzem PIT-11. To zaś wymaga włączenia opcji żądania potwierdzenia doręczenia w programie pocztowym.

Przepisy nie regulują też formatu przesyłanej informacji PIT-11, nie wymagają też opatrzenia e-maila, czy formularza podpisem elektronicznym. Możliwe jest więc przesłanie zeskanowanej informacji w pliku graficznym (np. jpg) jak i pdf.

 Jednak dziś nie wydaje się to konieczne, gdyż i tak pracodawca przekazuje informacje PIT-11 do urzędu skarbowego drogą elektroniczną. W związku z tym dokument przesłany do urzędu może być także przekazany zatrudnionemu-podatnikowi (jako 2. egzemplarz), ale dopiero po wygenerowaniu odpowiedniego e-dokumentu w formacie „przyjaznym dla odbiorcy”, takim jak dokument w formacie pdf.