Kontrola e-maili – tylko po poinformowaniu pracownika

Według Urzędu Ochrony Danych Osobowych pracodawca może wprowadzić monitoring poczty elektronicznej pracownika, ale tylko w sytuacji gdy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy, umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Ponadto, kontrola ta nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika (art. 223 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy).

Zanim wprowadzisz monitoring, musisz poinformować pracownika:

• w jakim celu pracodawca zamierza stosować monitoring,
• jaki będzie zakres oraz sposób zastosowania monitoringu.

Te informacje należy ustalić w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Tak jak zapisano w art. 222 §7 Kodeksu pracy, pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu w sposób przyjęty u niego w zakładzie pracy. W związku z tym informacja może mieć formę:

• pisma skierowanego do każdego pracownika,
• obwieszczenia na tablicy ogłoszeń,
• komunikatu mailowego skierowanego do załogi, czy
• informacji przekazanej za pośrednictwem zakładowego intranetu.

UODO przypomina, że pracodawca powinien poinformować pracownika o wprowadzeniu monitoringu poczty elektronicznej nie później niż dwa tygodnie przed jego uruchomieniem.

Na podstawie:

komunikatu UODO.