Informacja roczna IMIR dla ubezpieczonego do 1 marca 2021 r.

Płatnik składek jest zobowiązany przekazać ubezpieczonemu (np. pracownikowi, zleceniobiorcy) na piśmie lub - za jego zgodą - w formie dokumentu elektronicznego, informacje wykazywane w raportach imiennych przekazywanych za niego do ZUS, w celu ich weryfikacji. Informację roczną przekazuje się w terminie do 28 lutego danego roku, w podziale na poszczególne miesiące, za rok ubiegły. Taka data została wskazana w art. 41 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Jednak dopuszczalne jest przesunięcie tego obowiązku na pierwszy roboczy dzień, czyli w tym roku na poniedziałek, 1 marca.

Informacja IMIR zawiera m.in. zestawienie należnych składek na ubezpieczenia: społeczne w podziale na ubezpieczenie: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe oraz zdrowotne, dane o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne, dane o wypłaconych zasiłkach oraz wynagrodzeniach z tytułu niezdolności do pracy wypłaconych na podstawie Kodeksu pracy oraz o zasiłkach finansowanych z budżetu państwa, kwocie obniżenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, wynikającego z ustawy o PPK. Informacja powinna zawierać także symbol wojewódzkiego oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, datę jej sporządzenia oraz podpis płatnika składek lub podpis osoby, przez niego upoważnionej.

Można wypełnić gotowy formularz o nazwie "Informacja roczna dla osoby ubezpieczonej", chociaż można też zestawić dane w innej formie, jeżeli będzie spełniała wymogi określone w art. 41 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (np. wydruk bądź elektroniczny dokument z programu kadrowo-płacowego, o ile będzie zaopatrzony w kwalifikowany podpis elektroniczny osoby odpowiedzialnej za przekazanie dokumentu).

Informacja roczna IMIR powinna odzwierciedlać dane przekazane do ZUS w raportach ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RPA, w rozbiciu na poszczególne miesiące ubiegłego roku.

Blok I Dane organizacyjne

Na początku formularza wpisuje się  identyfikator informacji za rok rozliczeniowy, a więc numer i rok (01 2020).

Blok II Dane identyfikacyjne płatnika składek

Płatnik składek wpisuje swoje dane identyfikacyjne jak NIP, Regon oraz - jeśli jest osobą fizyczną - nr PESEL, imię, nazwisko, datę urodzenia.

Blok III.A. Dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej - nazwisko, imię, typ i numer identyfikatora (najczęściej P, tj. PESEL)

Następnie przed blokiem III.B. wpisuje się okres rozliczeniowy czyli każdy miesiąc rozliczenia składek np. 01 2020 dla stycznia, 02 2020 dla lutego itd.

Blok III.B. Zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne

W tym bloku płatnik podaje kod tytułu ubezpieczenia - np. dla pracownika 0110xx, oraz kod NFZ. Kolejne pola to:

- informacja o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tzw. limit 30-krotności) - cyfra 1, 2 lub 3 wskazuje kto - sam ubezpieczony, płatnik, czy ZUS - przekazał informację o przekroczeniu

- wymiar czasu pracy pracownika z umowy o pracę - podaje się w ułamku zwykłym np. 3/4 etatu, 1/1 pełen etat

W polach od 05 do 07 wpisuje się podstawę wymiaru składek na poszczególne ubezpieczenia społeczne. W kolejnych tj. od 08 do 15 kwoty poszczególnych składek finansowanych przez ubezpieczonego i płatnika. Następne pola wypełnia się bądź nie, w zależności od tego czy składki pracownika są finansowane przez budżet państwa, PFRON lub Fundusz Kościelny. W ostatnim polu, tj. 29, wpisuje się łączną kwotę składek, czyli stanowiącą sumę wartości z poprzednich pól.

Blok III.C. Zestawienie należnych składek na ubezpieczenie zdrowotne

W tym bloku wpisuje się podstawę wymiaru składki zdrowotnej (po pomniejszeniu o część składek społecznych finansowanych przez pracownika) oraz kwotę składki zdrowotnej finansowanej przez ubezpieczonego.

Blok III.D. Zestawienie wypłaconych świadczeń i wynagrodzeń za czas absencji chorobowej oraz rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek

Blok przeznaczony jest na dane z raportu ZUS RSA za miesiąc, który uwzględniamy w informacji. Blok wypełnia się np. w razie choroby pracownika. Ważne jest prawidłowe przepisanie 3-znakowego kodu świadczenia lub przerwy, a w polu 02 "Okres od-do" - prawidłowe jego określenie. Okres ten nie może bowiem wykraczać poza ostatni dzień kalendarzowy miesiąca, za który był sporządzany raport ZUS RSA (czyli „Data od” i „Data do” mogą być wcześniejsze niż pierwszy dzień kalendarzowy miesiąca, za który był sporządzany raport, i nie mogą być późniejsze niż ostatni dzień miesiąca kalendarzowego, za który był sporządzony raport). Jeżeli pracownik nie miał żadnej absencji w danym okresie rozliczeniowym, to pola tego bloku zostają puste.

Blok III.E. Kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe

Wpisuje się tu, np. trzynastkę należną za 2019 r., a wypłaconą w 2020 r.

Blok III.F. Kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe

Np. kwota przychodu powyżej rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe

Blok III.G.  Kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe

Blok ten dotyczy takich składników wynagrodzenia (np. dodatku stażowego), które w czasie świadczenia pracy stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe; zostały wyłączone z tej podstawy tylko dlatego, że wypłacono je wraz ze świadczeniami związanymi z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem. Prawo do pobierania takich składników w czasie niezdolności do pracy wynika z postanowień układów zbiorowych pracy lub z przepisów o wynagrodzeniu obowiązujących w danym zakładzie pracy.

Blok III.H.  Kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, i który jest należny za inny rok kalendarzowy

Podobnie jak w bloku III.G., z tym że przychód jest należny za inny rok kalendarzowy.

Blok III.I. Okresy wykonywania pracy nauczycielskiej

Podaje się tu wyłącznie okresy, w których praca nauczycielska była faktycznie wykonywana (łącznie z okresami urlopu wypoczynkowego), oraz wymiar zajęć, jaki obowiązuje danego nauczyciela na podstawie umowy o pracę zawartej ze szkołą/ placówką (w postaci ułamka zwykłego)

Blok IV Oświadczenie płatnika składek

W ostatnim bloku wpisuje się datę wypełnienia informacji, a także składa się podpis płatnika składek lub osoby upoważnionej i stawia pieczęć zakładu pracy.     

Jeżeli po przeczytaniu informacji ubezpieczony nie zgłosi zastrzeżeń - a więc nie złoży reklamacji w ciągu 3 miesięcy od jej otrzymania - to dane te uznaje się za zgodne ze stanem faktycznym, chyba że podważy je ZUS, wydając stosowną decyzję. Wtedy zawiadomi o tym ubezpieczonego i płatnika składek.

Natomiast gdy ubezpieczony wyrazi zastrzeżenia co do danych ujętych w informacji np. nie pokrywają się ze stanem faktycznym, może zgłosić na piśmie wniosek o jej sprostowanie w ciągu 3 miesięcy od jej otrzymania. Ubezpieczony informuje o tym fakcie także ZUS. Jeśli płatnik składek nie uwzględni reklamacji w ciągu 1 miesiąca od daty jej wpływu, ZUS wydaje decyzję, na wniosek ubezpieczonego, po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego.