Wydatki na abonament do portalu transportowego w koszty uzyskania przychodu firmy 

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów winien, w myśl powołanego przepisu spełniać łącznie następujące warunki:

• pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
• nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT,
• być właściwie udokumentowany.

Możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu podatkowego uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia jego przychodów.

Przykładem takiego wydatku może być zakup abonamentu do portalu Transport-expert.pl. Jest to portal ekspercki wspierający profesjonalistów w zakresie transportu drogowego z obszarów stosowania przepisów o transporcie drogowym. Znajdują się tam informacje o zmianach w prawie transportowym dla osób pracujących w firmach transportowych oraz w przedsiębiorstwach wykonujących przewozy na potrzeby własne. Są tam nowości ze wszystkich ważnych dziedzin związanych z transportem drogowym, takich jak:

• czas pracy kierowców,
• Inspekcja Transportu Drogowego,
• certyfikat kompetencji zawodowych,
• licencja na transport,
• minimalne wynagrodzenie dla kierowcy,
• diety dla kierowcy,
• opłaty drogowe,
• list przewozowy CMR,
• ubezpieczenie OC i AC,
• itd.

W sytuacji prowadzenia działalność w zakresie usług transportowych zakup dostępu do portalu będzie spełniał warunki aby zaliczyć go do kosztów.

Zakup dostępu dla celów firmowych w wersji elektronicznej zawsze będzie rozliczany jako nabycie usługi i wykazywany tym samym w kolumnie 13 księgi przychodów i rozchodów jako pozostałe wydatki.

Za dzień poniesienia kosztów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania kosztu (art. 22 ust. 6b ustawy o PIT).

W przypadku gdy podatnik stosuje metodę memoriałową, określoną w art. 22 ust. 5-5c i 6 ustawy o PIT, koszty bezpośrednio związane z przychodami powinien ujmować w okresie, w którym powstał przychód, a koszty pośrednio związane z przychodami - w dacie poniesienia.

Jeżeli jednak koszty pośrednie dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, rozlicza się je proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Tym samym poniesiony wydatek należy ująć w dacie wystawienia faktury.

Prawo do odliczenia powinno być realizowane natychmiast po powstaniu podatku naliczonego. Decydujące znaczenie dla oceny istnienia prawa do odliczenia ma zamierzony (deklarowany) związek podatku naliczonego z czynnościami opodatkowanymi. Przy czym związek ten może mieć charakter bezpośredni lub pośredni.

O pośrednim związku nabywanych towarów i usług z działalnością przedsiębiorcy można mówić wówczas, gdy ponoszone wydatki wiążą się z całokształtem funkcjonowania przedsiębiorstwa - mają pośredni związek z działalnością gospodarczą, a tym samym z osiąganym przez podatnika obrotem opodatkowanym.

Aby jednak można było wskazać, że określone zakupy mają chociażby pośredni związek z działalnością podmiotu, istnieć musi związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy dokonanymi zakupami towarów i usług a powstaniem obrotu.

O pośrednim związku dokonanych zakupów z działalnością podatnika można mówić wówczas, gdy zakup towarów i usług nie przyczynia się bezpośrednio do uzyskania obrotu przez podatnika, np. poprzez ich odsprzedaż, lecz poprzez wpływ na ogólne funkcjonowanie przedsiębiorstwa jako całości, przyczynia się do generowania przez podmiot obrotu. Najczęściej do wydatków mających pośredni wpływ na wykonywanie czynności opodatkowanych zalicza się:

• koszty reprezentacji i reklamy,
• wydatki związane z udziałem w targach, konferencjach,
• koszty doradztwa podatkowego itp.

Jak widać odliczenie podatku naliczonego uwarunkowane jest tym, aby nabywane towary i usługi były wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT. W omawianej sprawie warunek uprawniający do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego niewątpliwie jest spełniony.

W zakresie terminu odliczenia należy stosować w opisanej sytuacji zasady ogólne. Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Aby jednak odliczenie VAT mogło być zrealizowane, konieczne jest otrzymanie faktury.

Istotne jest przy tym to, że ustawodawca zastrzegł, iż odliczenie nie może być dokonane wcześniej niż w deklaracji za okres rozliczeniowy (miesiąc/kwartał), w którym podatnik otrzymał fakturę.

Zatem o terminie odliczenia podatku z faktury otrzymanej od kontrahenta krajowego, który opodatkował swoją sprzedaż, decydują trzy parametry:

• powstał obowiązek podatkowy w stosunku do nabywanych towarów i usług,
• doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,
• podatnik jest w posiadaniu faktury dokumentującej transakcję.

Zgodnie z art. 86 ust. 11 ustawy o VAT, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w tym terminie (w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy od danej czynności i podatnik otrzymał fakturę dokumentującą zakup), to może odliczyć VAT naliczony w deklaracji podatkowej za jeden z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych.

Tym samym w momencie otrzymania faktury przedsiębiorca może dokonać odliczenia lub za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych.